Regulamin Usługi Podpisu Elektronicznego FLATFLOW

1. Definicje

Poniższe terminy użyte w Regulaminie oznaczają:

1.1.
Usługa Podpisu Elektronicznego - funkcja dostępna w aplikacji FLATFLOW umożliwiająca składanie oświadczeń woli w formie dokumentowej przy użyciu podpisu elektronicznego (SES).
1.2.
Użytkownik - osoba posiadająca konto w aplikacji FLATFLOW, która ma dostęp do Usługi Podpisu Elektronicznego w ramach swojego oddziału, niezależnie od tego, kto aktywował usługę.
1.3.
Oddział - struktura w aplikacji FLATFLOW, w ramach której pracuje kilku użytkowników, dzieląc dostęp do funkcji, dokumentów oraz usług, w tym Usługi Podpisu Elektronicznego.
1.4.
Podpisujący - osoba, która otrzymuje od Użytkownika dokument do podpisu i dokonuje potwierdzenia oświadczenia woli poprzez kliknięcie w link podpisu.
1.5.
Dokument - plik lub treść przesłana przez Użytkownika za pośrednictwem FLATFLOW w celu uzyskania podpisu elektronicznego.
1.6.
Link podpisu / Token - jednorazowy, unikalny identyfikator generowany dla konkretnego dokumentu, umożliwiający Podpisującemu złożenie podpisu elektronicznego.
1.7.
Forma dokumentowa - forma czynności prawnej określona w art. 77² Kodeksu cywilnego, umożliwiająca składanie oświadczeń woli za pomocą nośnika informacji umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie.

2.1.
Usługa Podpisu Elektronicznego FLATFLOW umożliwia składanie oświadczeń woli w formie dokumentowej zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego.
2.2.
Usługa wykorzystuje podpis elektroniczny (SES), zgodny z rozporządzeniem eIDAS w zakresie podpisu niewymagającego kwalifikowanego certyfikatu.
2.3.
Podpis polega na potwierdzeniu oświadczenia woli poprzez kliknięcie w unikalny link przesłany e-mailem lub SMS-em.
2.4.
Z usługi mogą korzystać użytkownicy FLATFLOW, którym udzielono dostępu do usługi w ramach ich oddziału.
2.5.
Osoba podpisująca dokument otrzymuje jedynie dostęp do jego treści i nie jest zobowiązana do akceptacji niniejszego regulaminu.
2.6.
Regulamin określa zasady korzystania z usługi przez użytkownika zlecającego podpis i stanowi integralną część umowy o korzystanie z FLATFLOW.

3.1.
Usługa umożliwia przesyłanie dokumentów do podpisu innym osobom wskazanym przez Użytkownika.
3.2.
Podpisujący składa oświadczenie woli poprzez kliknięcie w link i potwierdzenie widocznej na ekranie treści dokumentu.
3.3.
FLATFLOW rejestruje techniczne dane operacji podpisu, takie jak adres IP, data i godzina potwierdzenia, identyfikator dokumentu oraz identyfikator tokenu.
3.4.
Dokument uważa się za podpisany po wykonaniu potwierdzenia przez Podpisującego.
3.5.
Po zakończeniu procesu Użytkownik otrzymuje dostęp do finalnej wersji dokumentu zawierającej metadane podpisu.

4.1.
Każdy link do podpisu generowany jest jako jednorazowy, unikalny i przypisany do konkretnego dokumentu.
4.2.
Token ma ograniczony czas ważności, po którego upływie wymagane jest wygenerowanie nowego linku.
4.3.
Usługa przeprowadza minimalną weryfikację tożsamości Podpisującego, polegającą na uzyskaniu dostępu do adresu e-mail lub numeru telefonu podanego przez Użytkownika.
4.4.
FLATFLOW nie gwarantuje pełnej identyfikacji Podpisującego i nie weryfikuje danych osobowych pod kątem ich prawdziwości.
4.5.
Po wygaśnięciu linku dokument nie może zostać podpisany, dopóki Użytkownik nie wygeneruje nowego linku.

5.1.
Usługa nie powinna być stosowana do poręczeń oraz innych czynności wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5.2.
Usługa nie powinna być stosowana do umów najmu zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, jeżeli dla danej sytuacji wymagana jest forma pisemna.
5.3.
Usługa nie powinna być stosowana do najmu okazjonalnego ani najmu instytucjonalnego, które wymagają formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.
5.4.
Usługa nie powinna być stosowana do weksli, dokumentów wekslowych ani zobowiązań finansowych wymagających formy pisemnej.
5.5.
FLATFLOW nie świadczy usług zaufania ani usług identyfikacji tożsamości w rozumieniu rozporządzenia eIDAS.

6.1.
FLATFLOW świadczy usługę wyłącznie w zakresie technicznego udostępniania narzędzia do złożenia podpisu elektronicznego.
6.2.
Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność danych Podpisującego oraz legalność treści dokumentu przesyłanego do podpisu.
6.3.
FLATFLOW nie odpowiada za skutki nieuprawnionego udostępnienia linku do podpisu osobom trzecim.
6.4.
Korzystanie z Usługi oznacza akceptację niniejszych postanowień oraz potwierdzenie zrozumienia ograniczeń podpisu elektronicznego.
6.5.
Zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Usługi określa Polityka Prywatności FLATFLOW.
6.6.
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 marca 2026 roku.